Υπό συνεχή παρακολούθηση θέτει τις δαπάνες και τα έσοδα Υπουργείων, κυβερνητικών Τμημάτων και Υπηρεσιών, καθώς και Ανεξάρτητων Αρχών, το Γενικό Λογιστήριο του κράτους, το οποίο ετοίμασε και απέστειλε στα ενδιαφερόμενα μέρη σχετική εγκύκλιο.

Όπως αναφέρεται στην εγκύκλιο, «μέσα στα πλαίσια του κανονιστικού πλαισίου που διέπει την χρηματοοικονομική διαχείριση στο Δημόσιο Τομέα θα πρέπει να τηρούνται συγκεκριμένα μητρώα/έντυπα και να ελέγχεται η ορθότητά τους. Για την υποβοήθηση του έργου των Υπουργείων/Τμημάτων/Υπηρεσιών έχει ετοιμαστεί κατάσταση στην οποία παρατίθενται τα πλέον σημαντικά μητρώα/έντυπα που θα πρέπει να τηρούνται», προστίθεται.

Όπως τονίζεται, «οι Διευθύνσεις Λογιστικής και Χρηματοοικονομικής Διαχείρισης του κάθε Υπουργείου, στις οποίες κοινοποιείται η εγκύκλιος, καλούνται όπως καθοδηγούν τις Διευθύνσεις των Υπουργείων/Τμημάτων/Υπηρεσιών για τον τρόπο τήρησης των υπό αναφορά μητρώων/εντύπων, καθώς επίσης και για τον τρόπο ελέγχου τους, όπου αυτό απαιτείται, διασφαλίζοντας έτσι τη συμμόρφωση με τις σχετικές νομοθεσίες και κανονισμούς».

>>> Ροή Ειδήσεων Brief – Επιλεγμένο περιεχόμενο <<<

Επιπρόσθετα, προστίθεται στην εγκύκλιο, «οι Διευθύνσεις Λογιστικής και Χρηματοοικονομικής Διαχείρισης του κάθε Υπουργείου θα πρέπει για κάθε έτος και όχι αργότερα από το τέλος Φεβρουαρίου του επόμενου έτους, αρχής γενομένης για το 2020, να επιβεβαιώνουν, μετά από δικούς τους ελέγχους, στον Γενικό Διευθυντή κάθε Υπουργείου, για το κάθε Τμήμα του Υπουργείου τους ξεχωριστά, την ορθή τήρηση των καθορισμένων διαδικασιών που διέπουν τη χρηματοοικονομική διαχείριση». 

Αυτό, επισημαίνεται, θα πρέπει να γίνεται με την υποβολή προς το Γενικό Λογιστήριο του σχετικού εντύπου, πλήρως συμπληρωμένου. Η ίδια κατάσταση, τονίζεται περαιτέρω, θα πρέπει να αποστέλλεται και στον Διευθυντή του Τμήματος /Υπηρεσίας που το αφορά και να κοινοποιείται στον Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας.

Σύμφωνα με επεξηγηματικό υπόμνημα που συνοδεύει την εγκύκλιο, οι Διευθύνσεις των Υπουργείων/Τμημάτων/Υπηρεσιών θα πρέπει να τηρούνται αρχεία για τα εξής:

1/ Όλα τα εμβάσματα (επιταγές που παραλαμβάνονται μέσω του Ταχυδρομείου να καταχωρούνται σε Μητρώο Εμβασμάτων, το οποίο να επιθεωρείται περιοδικά από άλλο λειτουργό.

2/ Τα εισπρακτέα ενοίκια πρέπει να καταχωρούνται σε κατάλληλο μητρώο, Μητρώο Εισπρακτέων Ενοικίων, το οποίο πρέπει να επιθεωρείται σε συχνά διαστήματα από άλλο Λειτουργό.

3/ Διεξαγωγή αιφνιδιαστικού ελέγχου μετρητών στους λειτουργούς είσπραξης εσόδων (ταμίες ή και εισπράκτορες), συμπεριλαμβανομένων των κατόχων τυχόν Ταμείων Πάγιας Προκαταβολής, τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο.

4/ Τήρηση ενημερωμένης κατάστασης καθυστερημένων εσόδων και λήψη μέτρων για την είσπραξή τους.

5/ Έλεγχος μητρώου διπλοτύπων σε σχέση με τα έντυπα είσπραξης της σειράς Γ.Λ. και διαθέσιμων αχρησιμοποίητων βιβλίων είσπραξης, διερεύνηση περιπτώσεων μη επιστραφέντων βιβλίων είσπραξης και καταστροφή συμπληρωμένων βιβλίων.

6/ Μηνιαίος έλεγχος των κονδυλίων δαπανών και εσόδων σε σχέση με την κατάσταση ΕΠΒ21. Η συμφιλίωση διεξάγεται και οποιεσδήποτε αναγκαίες διορθώσεις γίνονται χωρίς καθυστερήσεις.

7/ Για τις πληρωμές ενοικίων πρέπει να τηρείται Μητρώο Πληρωτέων Ενοικίων, ενώ για άλλες συμβατικές πληρωμές πρέπει να τηρείται Μητρώο Συμβολαίων.

8/ Μηνιαία συμφιλίωση/έλεγχος μισθών μόνιμου και έκτακτου προσωπικού και ωρομισθίων.

9/ Τήρηση και ενημέρωση του καθολικού προκαταβολών και του καθολικού λογαριασμού καταθέσεων.

10/ Τήρηση και ενημέρωση του Καθολικού Αποθήκης ή τυχόν αντίστοιχων ηλεκτρονικών μηνυμάτων. Τα καθολικά πρέπει να ισολογούνται στις 31 Δεκεμβρίου κάθε χρόνου, όποτε διεξάγεται έλεγχος και κατά την παράδοση-παραλαβή των αποθηκών. Επίσης, θα πρέπει να γίνεται έλεγχος διενέργειας καταμέτρησης αποθεμάτων και συμφιλίωσης με το Καθολικό Αποθήκης.

Πέραν των προαναφερθέντων, τα Υπουργεία/Υπηρεσίες/Τμήματα θα επιφορτιστούν με την τήρηση και ενημέρωση του μηχανογραφημένου συστήματος FIMAS σε σχέση με τα περιουσιακά στοιχεία, καθώς και του Μητρώου Περιουσιακών Στοιχείων Επιμέρους Μητρώων (Βιβλιοθήκης, Εργαλείων, Μηχανογραφικού Εξοπλισμού, Οχημάτων) και διενέργεια φυσικής καταμέτρησης.

Επίσης, θα αναλάβουν την τήρηση εντύπων (βιβλίο κίνησης οχημάτων, μηνιαίο κοστολόγιο οχήματος) και βιβλίο εργασίας μηχανημάτων για υπηρεσιακά οχήματα και μηχανήματα. Επί τούτου θα γίνεται:

Α/ Έλεγχος παρακολούθησης του μέσου όρου δαπανών καυσίμων ανά όχημα/μηχάνημα.

Β/ Έλεγχος διασταύρωσης των στοιχείων που καταχωρούνται στα Βιβλία Κίνησης Οχήματος με τα στοιχεία του συστήματος γεωγραφικής πληροφόρησης που είναι εγκατεστημένα στα οχήματα.

>>> Όλες οι έρευνες και αναλύσεις της Brief <<<

Σημειώνεται πως η εγκύκλιος, την οποία υπογράφει η Γενική Λογίστρια, Ρέα Γεωργίου, έχει αποσταλεί στον Γενικό Εισαγγελέα της Δημοκρατίας, στον Πρόεδρο της Επιτροπής Δημόσιας Υπηρεσίας, στον Πρόεδρο της Επιτροπής Εκπαιδευτικής Υπηρεσίας, στον Γενικό Ελεγκτή της Δημοκρατίας, στην Επίτροπο Διοικήσεως, στην Επίτροπο Νομοθεσίας, στην Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, στην Επίτροπο Προστασίας των Δικαιωμάτων του Παιδιού, στην Πρόεδρο της Επιτροπής Προστασίας Ανταγωνισμού και στον Διοικητή της Κυπριακής Υπηρεσίας Πληροφοριών.

Επίσης, έχει αποσταλεί στους Γενικούς Διευθυντές της Βουλής των Αντιπροσώπων, των Υπουργείων, της Γενικής Διεύθυνσης Ευρωπαϊκών Προγραμμάτων, Συντονισμού και Ανάπτυξης και των Υφυπουργείων, καθώς και στον Αρχιπρωτοκολλητή, τον Έφορο Εσωτερικού Ελέγχου, τον Έφορο Υπηρεσίας Συνεργατικών Εταιρειών, τον Πρόεδρο του Εφοριακού Συμβουλίου, τον Πρόεδρο της Αναθεωρητικής Αρχής Προσφορών, στο Έφορο Ελέγχου Κρατικών Ενισχύσεων, στον Προϊστάμενο της Διοίκησης Προεδρίας και στον Γραμματέα του Υπουργικού Συμβουλίου.