Με διαγωνισμό προχωρά το Υπουργείο Παιδείας, ζητώντας προσφορές που να μην υπερβαίνουν τις €130.000 σχετικά με υπηρεσίες σίτισης που θα προσφερθούν για τις ανάγκες της 9ης Υπουργικής Συνόδου της Οικονομικής Επιτροπής για την Ευρώπη των Ηνωμένων Εθνών που θα διεξαχθεί από τις 5 μέχρι και τις 7 Οκτωβρίου στην Κύπρο. 

Πιο συγκεκριμένα, σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού η Σύνοδος θα πραγματοποιηθεί στις 5-7 Οκτωβρίου του 2022 στο Συνεδριακό Κέντρο και σε άλλους χώρους πλησίον του Συνεδριακού Κέντρου. Η Σύνοδος θα έχει ως θέμα την κυκλική οικονομία, την εκπαίδευση για την αειφόρο ανάπτυξη και τον αειφόρο τουρισμό. Το αντικείμενο της παρούσας Σύμβασης είναι η τροφοδοσία των φαγητών και των ποτών που θα προσφερθούν στην 9η Υπουργική Σύνοδο της Οικονομικής Επιτροπής για την Ευρώπη των Ηνωμένων Εθνών (United Nations Economic Commission for Europe UNECE).

Τα φαγητά περιλαμβάνουν επιλογές για όλες τις διατροφικές συνήθειες των ατόμων που θα παρευρεθούν στη Σύνοδο, αφού όπως σημειώνεται στα έγγραφα στη Σύνοδο αναμένεται ότι θα παρευρεθούν 1000 άτομα από όλες τις θρησκείες (χριστιανοί, μουσουλμάνοι, ινδουιστές, εβραίοι κ.λπ.), αλλά και άτομα με διαφορετικές διατροφικές συνήθειες (χορτοφάγοι, vegans, κ.λπ.). 

Τα φαγητά και ποτά θα περιέχουν αποκλειστικά κυπριακά εποχικά προϊόντα που αναδεικνύουν την τοπική κουζίνα και κουλτούρα. Έχουν προτιμηθεί φαγητά που παρασκευάζονται αποκλειστικά στην Κύπρο ή/και φαγητά βασισμένα σε κυπριακές συνταγές τα οποία έχουν εξελιχθεί ως παραλλαγές τα τελευταία χρόνια. Οι κατάλογοι των φαγητών που αφορούν στο μεσημεριανό και το running coffee θα είναι διαφορετικοί για κάθε μέρα και παρουσιάζονται στο Συνημμένο. 

Η Σύνοδος αναμένεται να ξεκινά στις 08:00 μέχρι τις 20:00 για τις 5 και 6 Οκτωβρίου 2022 και στις 08:00 μέχρι τις 13:00 για τις 7 Οκτωβρίου 2022. Το μεσημεριανό φαγητό αναμένεται να ξεκινά στις 13:00 μέχρι τις 15:00. Το τελικό πρόγραμμα δύναται να διαφοροποιηθεί και θα οριστικοποιηθεί ένα (1) μήνα πριν από την έναρξη της Συνόδου/.

Το Αντικείμενο της παρούσας σύμβασης περιλαμβάνει υπηρεσίες σίτισης για τα πιο κάτω:

1. Σίτιση στο Συνεδριακό Κέντρο Φιλοξενία: Θα περιλαμβάνει τα φαγητά και τα ποτά που θα προσφερθούν κατά τις τρεις ημέρες της Συνόδου στο Συνεδριακό Κέντρο Φιλοξενία. Η Σίτιση στο Συνεδριακό περιλαμβάνει Running coffee για τις 5-6-7 Οκτωβρίου 2022 και μεσημεριανό γεύμα για τις 5 και 6 Οκτωβρίου 2022.

Α. Running coffee για τις τρεις (3) μέρες της Συνόδου: Θα υπάρχουν πέντε (5) σταθμοί για Running Coffee. Ο κάθε σταθμός περιλαμβάνει συνεχή παροχή ποτών (καφές, τσάι, αφεψήματα από κυπριακά βότανα, λεμονάδα σπιτική, τριαντάφυλλο και φρέσκοι χυμοί φρούτων, αρωματισμένα νερά, αλμυρών και γλυκών.

Το Running coffee θα παρέχεται από την έναρξη της Συνόδου και θα συνεχίζεται μέχρι το τέλος των εργασιών κάθε μέρας χωρίς διακοπή.

Β. Παροχή νερού στις Αίθουσες: Η Ανάδοχος εταιρεία θα παρέχει, καθ’ όλη τη διάρκεια της Συνόδου, μεταλλικό κυπριακό νερό σε γυάλινες κανάτες ή μπουκάλια (όχι πλαστικά) σε όλες τις αίθουσες της συνάντησης καθώς και ποτήρια  νερού (όχι πλαστικά). Η χρήση εμφιαλωμένου νερού με πλαστική εμφιάλωση απαγορεύεται. 

Στο πάνελ ομιλητών και στο πόντιουμ θα τοποθετούνται ποτήρια με νερό (κατά την ώρα έναρξης πρέπει να είναι ήδη τοποθετημένα).  Όπου χρειάζεται θα γίνεται αλλαγή των ποτηριών στο πόντιουμ για τους/τις ομιλητές/ομιλήτριες.

Γ. Μεσημεριανό φαγητό για την 1η και 2η  μέρα της συνόδου

Κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού θα λειτουργούν τέσσερις (4) χώροι για μπουφέ. Μπορούν να τοποθετηθούν δύο (2) μπουφέ στον ίδιο χώρο. Για κάθε 250 άτομα θα υπάρχει τουλάχιστον ένα μπουφέ διπλής εισόδου. 

Ένα μήνα πριν από τη σύνοδο θα γίνει Food and Wine tasting των φαγητών και ποτών του μενού για δύο-τέσσερα άτομα ώστε να γίνουν οι ανάλογες προσαρμογές. Τα έξοδα του Food and Wine tasting θα βαραίνουν την ανάδοχο εταιρεία.

Αναμενόμενη ποσότητα: 750 - 1000 άτομα ανά ημέρα

Ο ακριβής αριθμός των συνέδρων αναμένεται να οριστικοποιηθεί μετά από τις εγγραφές τους (ένα μήνα πριν από τη Σύνοδο). Η Αναθέτουσα Αρχή θα ειδοποιήσει εγγράφως την Ανάδοχο εταιρεία για τον τελικό αριθμό των ατόμων. 

Η πληρωμή θα γίνει ανάλογα με τον τελικό αριθμό των ατόμων.

2. Σίτιση στο Ινστιτούτο Κύπρου 

Θα πραγματοποιηθούν δεκαοκτώ (18) παράλληλες συνεδρίες στις 5 Οκτωβρίου, δεκαοκτώ (18) παράλληλες συνεδρίες στις 6 Οκτωβρίου και έξι (6) παράλληλες συνεδρίες στις 7 Οκτωβρίου. Θα πραγματοποιούνται έξι (6) συνεδρίες το πρωί (08:15 - 09:45), έξι (6) συνεδρίες το μεσημέρι (1:10 -14:50) και έξι (6) συνεδρίες το απόγευμα (18:15 - 20:15). Στις 7 Οκτωβρίου θα πραγματοποιηθούν έξι (6) παράλληλες συνεδρίες (08:15 - 09:45). Η μέγιστη διάρκεια κάθε παράλληλης συνεδρίας είναι δύο (2) ώρες. 

1. Η Ανάδοχος εταιρεία θα παρέχει, καθ’ όλη τη διάρκεια της Συνόδου, μεταλλικό κυπριακό νερό σε γυάλινες κανάτες ή μπουκάλια (όχι πλαστικά) μέσα σε όλες τις αίθουσες της συνάντησης καθώς και ποτήρια νερού (όχι πλαστικά). Η χρήση εμφιαλωμένου νερού με πλαστική εμφιάλωση απαγορεύεται. 

2. Ένα μπουφέ Running Coffee ο οποίος θα περιλαμβάνει συνεχή παροχή ποτών (καφές, τσάι, αφεψήματα από κυπριακά βότανα, λεμονάδα σπιτική, τριαντάφυλλο και φρέσκοι χυμοί φρούτων, αρωματισμένα νερά), αλμυρών και γλυκών.

3. Εξοπλισμός

1. Ο Ανάδοχος θα φέρει τα δικά του τραπέζια για χρήση ως “stations” των φαγητών και μπαρ και θα παρέχει όλο τον απαραίτητο εξοπλισμό όπως σερβίτσια, ποτήρια/φλιτζάνια, χαρτοπετσέτες που δεν θα περιέχουν διαφήμιση κ.λπ. 

2. Το κάθε μπουφέ θα είναι διπλής εισόδου και θα εξυπηρετεί μέγιστο αριθμό 250 ατόμων.

3. Ο Ανάδοχος θα φέρει τα δικά του τραπέζια τύπου «high tables» (1 τραπέζι/8 άτομα) για χρήση από τους/τις συνέδρους, το ελάχιστον 10 ξύλινα τραπέζια 8-θέσεων και το ελάχιστον 20 ξύλινα παγκάκια 4 θέσεων που θα παραμένουν στον χώρο καθ΄ όλη τη διάρκεια της συνόδου και όλες τις μέρες. Όλος ο απαιτούμενος εξοπλισμός πρέπει να είναι καλής ποιότητας και θα ελεγχθεί μετά από συνεννόηση.

4. Αναμένεται ότι τα πλείστα μπουφέ και τα Running coffee θα βρίσκονται σε εξωτερικό χώρο. Ο Ανάδοχος πρέπει να προνοήσει για στέγαση και κάλυψη των μπουφέ του μεσημεριανού γεύματος και του Running coffee και προστασία από έντομα και πιθανή αλλοίωση των τροφίμων από τις αυξημένες θερμοκρασίες. 

5. Ο Ανάδοχος θα πρέπει να διασφαλίσει με τον κατάλληλο εξοπλισμό ότι θα προσφέρονται ζεστά τα εδέσματα (θερμοτράπεζες και άλλος σχετικός εξοπλισμός) καθώς και τα ποτά να σερβίρονται στην κατάλληλη θερμοκρασία και ποτήρι. Επίσης ο ανάδοχος πρέπει να διασφαλίσει ότι θα ανανεώνονται οι ποσότητες συνεχώς καθ’ όλη τη διάρκεια της εκδήλωσης και ότι θα εξυπηρετούνται άμεσα οι προσκεκλημένοι/προσκεκλημένες, διατηρώντας τις απαιτούμενες αποστάσεις, χωρίς να δημιουργείται συνωστισμός.

6. Οι σταθμοί του running coffee θα περιλαμβάνουν μηχανές του καφέ (free vending coffee machines) με διαφορετικά είδη καφέ (τουλάχιστον τρία (3)). Η κάθε μηχανή θα μπορεί να εξυπηρετήσει διακόσια (200) άτομα. Η Ανάδοχος εταιρεία έχει το δικαίωμα να χρησιμοποιήσει περισσότερες μηχανές οι οποίες να εξυπηρετούν σε σύνολο διακόσια (200) άτομα ανά σταθμό.

7. Απαγορεύεται η χρήση μη επαναχρησιμοποιούμενων μαχαιροπίρουνων, πιάτων, φλιτζανιών και ποτηριών. Στην περίπτωση που χρησιμοποιηθούν μη επαναχρησιμοποιήσιμες πετσέτες, αυτές θα είναι από ανακυκλωμένο υλικό και χωρίς λευκαντικά.

Να σημειώσουμε πως η προθεσμία υποβολής αιτήσεων λήγει την 20/07/2022 και ώρα 10:00 π.μ, ενώ οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να διαβάσουν όλες τις πληροφορίες του διαγωνισμού στο Ηλεκτρονικό Σύστημα Σύναψης Συμβάσεων στο οποίο έχει αναρτηθεί. 

Τι είναι η 9η Υπουργική Σύνοδος της Οικονομικής Επιτροπής για την Ευρώπη των Ηνωμένων Εθνών

Η Οικονομική Επιτροπή για την Ευρώπη (ECE) είναι το φόρουμ όπου οι χώρες της Βόρειας Αμερικής, της δυτικής, κεντρικής και ανατολικής Ευρώπης και της κεντρικής Ασίας συνέρχονται για να διαμορφώσουν τους τρόπους της οικονομικής τους συνεργασίας. Ο κύριος σκοπός της είναι να εναρμονίσει τις πολιτικές των  κρατών – μελών της. Στην Επιτροπή συμμετέχουν 56 κράτη μέλη από την Ευρωπαϊκή Ένωση, τη Βόρειο Αμερική και την Κεντρική Ασία. Στις συναντήσεις, πέραν των 56 κρατών – μελών συμμετέχουν πάνω από εβδομήντα (70) διεθνείς επαγγελματικοί και μη κυβερνητικοί οργανισμοί.

Αναμένεται ότι θα παρευρεθούν στη Σύνοδο χίλια (1000) άτομα από όλες τις θρησκείες (χριστιανοί, μουσουλμάνοι, ινδουιστές, εβραίοι κ.λπ.). Επίσης αναμένεται ότι θα παρευρεθούν άτομα με διαφορετικές διατροφικές συνήθειες (χορτοφάγοι, vegans, κ.λπ.). 

Όπως τονίζει το Υπουργείο Παιδείας, η άρτια προετοιμασία και  διεξαγωγή  της Συνόδου αποτελεί ύψιστη υποχρέωση της Κυπριακής Δημοκρατίας αφού η συγκεκριμένη συνιστά μια από τις μεγαλύτερες Συνόδους στα θέματα Παιδείας, Περιβάλλοντος και Αειφόρου Ανάπτυξης σε παγκόσμιο επίπεδο και αποτελεί σημαντική ευκαιρία για προβολή της Κύπρου στο εξωτερικό.