Διαγωνισμό για την εξασφάλιση υπηρεσιών προσωρινής φιλοξενίας με πλήρη διατροφή (3 γεύματα) σε ξενοδοχεία και οργανωμένα διαμερίσματα της επαρχίας Αμμοχώστου και του Διαμερίσματος Πόλης Χρυσοχούς και Τυλληρίας σε πρόσφυγες από την Ουκρανία διενεργεί το Υφυπουργείο Τουρισμού.

Σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού, που κατέθεσε το Υφυπουργείο Τουρισμού, ο προηγούμενος διαγωνισμός που αφορούσε την εξασφάλιση υπηρεσιών προσωρινής φιλοξενίας σε ξενοδοχεία της επαρχίας Αμμοχώστου προσφύγων από την Ουκρανία που εγκλωβίστηκαν στην Αίγυπτο δεν ισχύει πλέον και καλούνται οι ενδιαφερόμενοι που έχουν ήδη συνάψει σύμβαση με το Υφυπουργείο Τουρισμού για τη φιλοξενία προσφύγων από την Ουκρανία να υποβάλουν εκ νέου προσφορά. 

Σημειώνεται ότι, η διάρκεια της σύμβασης του νέου διαγωνισμού είναι από τις 1/5/2022 μέχρι τις 31/5/2022 ενώ η αναθέτουσα αρχή έχει το δικαίωμα να παρατείνει τη σύμβαση με τους ίδιους όρους και τιμές μονάδας μέχρι τις 30/6/2022 ή για μικρότερο διάστημα με την προϋπόθεση ότι συμφωνεί για την παράταση ο ανάδοχος. 

Η προθεσμία υποβολής προσφορών αναγράφεται ότι είναι μέχρι την Τετάρτη, 27/4/2022  και ώρα  13:00 στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο tenders@visitcyprus.com.

Πόσο είναι το μέγιστο αποδεκτό ποσό προσφοράς - Πόσοι Ουκρανοί θα φιλοξενηθούν    

Σύμφωνα με τα έγγραφα του διαγωνισμού, προσφορές με τιμές μονάδας που υπερβαίνουν τα ακόλουθα ποσά θα απορρίπτονται:

• Μέγιστη Αποδεκτή Τιμή Μονάδας 1:  €60,00 ανά δωμάτιο ημερησίως, μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, σε περίπτωση που στο δωμάτιο φιλοξενείται ένα άτομο 18 ετών και άνω. 
• Μέγιστη Αποδεκτή Τιμή Μονάδας 2: € 85,00 ανά δωμάτιο ημερησίως, μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, σε περίπτωση που οι φιλοξενούμενοι στο δωμάτιο 18 ετών και άνω θα είναι δύο.

Σε περίπτωση που στο ίδιο δωμάτιο θα διαμένει και παιδί/α κάτω των 18 ετών, τότε οι προαναφερόμενες τιμές μονάδας θα αυξάνονται:

• Μέγιστη Αποδεκτή Τιμή Μονάδας 3: Κατά € 10,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για κάθε παιδί κάτω των 12 ετών.
•  Μέγιστη Αποδεκτή Τιμή Μονάδας 4: Κατά €20,00 μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για κάθε παιδί άνω των 12 ετών.
•  Αποδεκτή Τιμή Μονάδας 5: Σε περίπτωση που στο ίδιο δωμάτιο διαμένει τρίτο άτομο 18 ετών και άνω η Τιμή Μονάδας 2 θα αυξάνεται κατά 45%  μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. 

Αναφορικά με μια πιθανή διαμονή 6 ατόμων άνω των 18 ετών σε διαμέρισμα 2 υπνοδωματίων, τότε θα θεωρείται ότι διαμένουν 3 άτομα σε κάθε δωμάτιο και η ημερήσια χρέωση για το διαμέρισμα συνολικά θα υπολογίζεται ως εξής:  (Τιμή Μονάδας 2+45% της Τιμής Μονάδας 2)*2 δωμάτια.

Παράλληλα, το Υφυπουργείο Τουρισμού εκτιμά ότι θα φιλοξενηθούν 500 περίπου άτομα, ωστόσο τονίζει ότι ο ακριβής αριθμός ατόμων που θα φιλοξενηθούν τελικά δεν είναι εκ των προτέρων γνωστός, αφού μπορεί να είναι κατά πολύ μεγαλύτερος ή και κατά πολύ λιγότερος.

Οι ελάχιστες απαιτήσεις για τα δωμάτια και το φαγητό

Άλλωστε το Υφυπουργείο Τουρισμού σημειώνει ότι ο ανάδοχος οφείλει να παρέχει φιλοξενία η οποία θα περιλαμβάνει διαμονή και 3 γεύματα: πρόγευμα, γεύμα και δείπνο. Τα γεύματα θα πρέπει να περιλαμβάνουν τουλάχιστον τα αναφερόμενα στο ακόλουθο  μενού  ή παρόμοιες επιλογές καθώς και απεριόριστη ποσότητα κυπριακών ποτών και συγκεκριμένα εμφιαλωμένου νερού, αναψυκτικά, χυμοί  κατά τα  γεύματα και απεριόριστο εμφιαλωμένο νερό κατά τη διάρκεια της ημέρας:

Πρόγευμα - Φαγητό

• 2 αυγά βραστά, 
• 2 φέτες ψωμί, 
• 2 φέτες τυρί slice, 
• 2 φέτες αλλαντικά slice (χοιρινό ή γαλοπούλα),
• βούτυρο/μαργαρίνη
• Μαρμελάδα/μέλι
• Αγγουράκι/ντομάτα
• Γιαούρτι
• Επιλογή από ξηρούς καρπούς
• 2 φρούτα

Πρόγευμα - Ροφήματα

• Ζεστό ρόφημα (καφέ/τσάι)
• •Κρύο ρόφημα (γάλα/χυμός)

Στις περιπτώσεις φιλοξενίας μικρών παιδιών στα δωμάτια το πρόγευμα θα περιλαμβάνει παιδική τροφή (πχ. γάλα σε σκόνη, δημητριακά)
       
Μεσημεριανό

• 1 κρεατικό ή πουλερικό ή ψάρι 
• 1 συνοδευτικό (πατάτες, ρύζι, μακαρόνια)
• 1 μαγειρευτό νηστήσιμο (όσπρια, ιμάμ μπαϊλντί, φαγητό κατσαρόλας)
• 1 ορεκτικό (π.χ. σαλάτα)
• 2 φέτες ψωμί
• Λαδόξυδο
• Γιαουρτάκι
• 2 φρούτα / γλυκό

Δείπνο

• 1 κρεατικό ή πουλερικό ή ψάρι
• 1 συνοδευτικό (πατάτες, ρύζι, μακαρόνια)
• 1 μαγειρευτό νηστήσιμο (όσπρια, ιμάμ μπαϊλντί, φαγητό κατσαρόλας)
• 1 ορεκτικό (π.χ. σαλάτα)
• 2 φέτες ψωμί
• Λαδόξυδο 
• Γιαουρτάκι
• 2 φρούτα / γλυκό

Επιπρόθετα, το Υφυπουργείο Τουρισμού τονίζει ότι πρέπει να καταβληθεί από τον ανάδοχο κάθε δυνατή προσπάθεια να εξυπηρετηθούν άτομα με εξειδικευμένες διατροφικές συνήθειες (χωρίς γλουτένη, λακτόζη κλπ).

Τονίζεται ότι τα ξενοδοχεία ή τα οργανωμένα διαμερίσματα για τα οποία θα υποβληθεί προσφορά θα πρέπει:

• Να  βρίσκονται στην επαρχία Αμμοχώστου ή στο Διαμέρισμα Πόλης Χρυσοχούς και Τυλληρίας σε περιοχές που ελέγχονται από την Κυπριακή Δημοκρατία. 
• Να έχουν άμεσα διαθέσιμα και για όλη την διάρκεια του συμβολαίου τουλάχιστον 50 δωμάτια. Διευκρινίζεται σε σχέση με τα  Οργανωμένα Διαμερίσματα: Ότι ένα στούντιο θα θεωρείται ως ένα δωμάτιο, ένα διαμέρισμα 1 υπνοδωματίου θα θεωρείται ως 1 δωμάτιο, ένα διαμέρισμα  2 υπνοδωματίων θα θεωρείται ως 2 δωμάτια και ότι για τους σκοπούς της παρούσας σύμβασης θα πρέπει να διατεθούν διαμερίσματα  όλων των τύπων δηλαδή και στούντιο και 1 υπνοδωματίου και 2 υπνοδωματίων.   
• Να διαθέτουν συντηρημένα δωμάτια. Να λειτουργούν οι υδραυλικές εγκαταστάσεις και να μην υπάρχουν σπασμένα πλακάκια και άλλες φθορές στους χώρους υγιεινής, να μην υπάρχει μούχλα στο δωμάτιο, να μην υπάρχουν λερωμένα και πεπαλαιωμένα χαλιά, ο ιματισμός των δωματίων (σεντόνια, σκεπάσματα, κουρτίνες) να είναι καθαρός και χωρίς φθορές. Οι ηλεκτρικές και άλλες συσκευές των δωματίων πρέπει να λειτουργούν, να μην υπάρχουν πεπαλαιωμένα, σπασμένα και λερωμένα έπιπλα.
• Οι εξωτερικοί και εσωτερικοί χώροι του ξενοδοχείου/οργανωμένου διαμερίσματος θα πρέπει επίσης να είναι σε καλή κατάσταση, να μην υπάρχουν σπασμένα έπιπλα, να μην παρουσιάζουν εικόνα εγκατάλειψης και να είναι καθαροί. Η Αναθέτουσα Αρχή διατηρεί το δικαίωμα να διεξάγει κατά την αξιολόγηση των προσφορών φυσικό έλεγχο του ξενοδοχείου προκειμένου να διαπιστώσει την κατάσταση του.

Τα δωμάτια, σύμφωνα με το Υφυπουργείο, θα πρέπει να διαθέτουν: κλιματισμό, ντους/μπάνιο και αποχωρητήριο, ελεύθερη πρόσβαση στο διαδίκτυο, με τηλεοπτικό δέκτη και με παροχή λινών και πετσετών δύο φορές την εβδομάδα. Τα δωμάτια θα παραδίδονται καθαρά κατά την άφιξη των προσφύγων και θα καθαρίζονται δύο φορές την εβδομάδα.

Μάλιστα ο αρχικός ανάδοχος οφείλει να έχει διαθέσιμα ημερησίως για τους σκοπούς της σύμβασης τον αριθμό των δωματίων της προσφοράς του ενώ σε περίπτωση που η σύμβαση αφορά επιλαχόντα ανάδοχο τμήματος, τότε οφείλει να έχει διαθέσιμα ημερησίως για σκοπούς της σύμβασης, τουλάχιστον 50 δωμάτια.

Σημειώνεται ότι η λίστα των δωματίων (rooming list) με τα ονόματα/στοιχεία των ατόμων που θα διαμένουν στο ξενοδοχείο θα πρέπει να αποστέλλεται σε καθημερινή βάση από τον ανάδοχο στην αναθέτουσα αρχή  και η διαθεσιμότητα δωματίων του ξενοδοχείου θα πρέπει  να αποστέλλεται σε εβδομαδιαία βάση από τον Ανάδοχο στην Αναθέτουσα Αρχή  στην ηλεκτρονική διεύθυνση  (crisis@visitcyprus.com).  Θα πρέπει επίσης να αποστέλλεται αντίγραφο του διαβατήριου των ατόμων που θα διαμένουν στα ξενοδοχείο.

Αξία της σύμβασης και τρόπος πληρωμής

Όσο αφορά την αξία της σύμβασης, αυτή καθορίζεται στο συνολικό ποσό που θα προκύψει με βάση τον αριθμό των δωματίων που χρησιμοποιήθηκαν τελικά, τον αριθμό ημερών χρήσης τους και με βάση τις ακόλουθες Τιμές Μονάδας:  

•  Τιμή Μονάδας 1    <Ποσό προσφοράς > ευρώ ημερησίως ανά δωμάτιο, μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, σε περίπτωση που στο δωμάτιο φιλοξενείται ένα άτομο 18 ετών και άνω. 
• Τιμή Μονάδας 2: <Ποσό προσφοράς> ευρώ ανά δωμάτιο ημερησίως, μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, σε περίπτωση που φιλοξενούμενοι στο δωμάτιο 18 ετών και άνω θα είναι δύο.

Σε περίπτωση που στο ίδιο δωμάτιο θα διαμένει και παιδί/α κάτω των 18 ετών, τότε οι προαναφερόμενες Τιμές Μονάδας θα αυξάνονται:

• Τιμή Μονάδας 3: Κατά <Ποσό προσφοράς>  ευρώ μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για κάθε παιδί κάτω των 12 ετών.
• Τιμή Μονάδας 4    Κατά <Ποσό προσφοράς> ευρώ μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ για κάθε παιδί άνω των 12 ετών.
• Τιμή Μονάδας 5: Σε περίπτωση που στο ίδιο δωμάτιο διαμένει τρίτο  άτομο  18 ετών και άνω η Τιμή Μονάδας 2 θα αυξάνεται κατά 45% μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ. 

Στην περίπτωση των οργανωμένων διαμερισμάτων τα δωμάτια διευκρινίζεται ότι ένα στούντιο θα θεωρείται ως ένα δωμάτιο, ένα διαμέρισμα 1 υπνοδωματίου θα θεωρείται ως 1 δωμάτιο, ένα διαμέρισμα  2 υπνοδωματίων θα θεωρείται ως 2 δωμάτια και ότι για τους σκοπούς της παρούσας σύμβασης θα πρέπει να διατεθούν διαμερίσματα  όλων των τύπων δηλαδή και στούντιο και 1 υπνοδωματίου και 2 υπνοδωματίων.   

Όπως προαναφέραμε, σε περίπτωση διαμονής 6 ατόμων άνω των 18 ετών σε διαμέρισμα 2 υπνοδωματίων, τότε θα θεωρείται ότι διαμένουν 3 άτομα σε κάθε δωμάτιο και η ημερήσια χρέωση  για το διαμέρισμα συνολικά θα υπολογίζεται ως εξής:  (Τιμή Μονάδας 2+45% της Τιμής Μονάδας 2)*2 δωμάτια.

Αναφορικά με το ελάχιστο εγγυημένο ποσό αμοιβής του αναδόχου, αυτό σημειώνεται ότι καθορίζεται ως ακολούθως:

• Το ποσό των < συμπληρώνεται το ποσό των €1.500 σε περίπτωση που η προσφορά αφορά 100 δωμάτια ή ανάλογα χαμηλότερο ποσό σε περίπτωση μικρότερου προσφερόμενου αριθμού δωματίων>  μη συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ  θα πολλαπλασιάζεται με τον αριθμό των ημερών της συμφωνίας  (από την ημέρα έναρξης της σύμβασης μέχρι την ημερομηνία λήξης ή σε περίπτωση που η σύμβαση παραταθεί μέχρι την ημέρα λήξης της περιόδου παράτασης)   και το ποσό που προκύπτει με βάση τους υπολογισμούς θα αναφέρεται ως συνολικό εγγυημένο ποσό.
• Σε περίπτωση που η αξία της σύμβασης για τη συνολική διάρκεια της (συμπεριλαμβανομένης και τυχόν παράτασης) με βάση τις Τιμές Μονάδας είναι μικρότερη από το συνολικό εγγυημένο ποσό θα πληρωθεί από την Αναθέτουσα Αρχή στον Ανάδοχο τέτοιο ποσό ώστε για όλη τη διάρκεια της σύμβασης ο ανάδοχος να πληρωθεί συνολικά το συνολικό εγγυημένο ποσό.

Στην αξία της σύμβασης με βάση τις τιμές μονάδας ή εάν εφαρμόζεται με βάση το συνολικό εγγυημένο ποσό, την οποία ο ανάδοχος θεωρεί νόμιμο, εύλογο και επαρκές αντάλλαγμα για την παροχή των υπηρεσιών της σύμβασης, (συμπεριλαμβανομένης και της πλήρους διατροφής) περιλαμβάνεται κάθε είδους δαπάνη που θα απαιτηθεί ή ενδέχεται να απαιτηθεί για την κάλυψη των υποχρεώσεων του αναδόχου, τα έξοδα και το κέρδος του, περιλαμβανόμενων τυχόν αμοιβών τρίτων, χωρίς καμία περαιτέρω επιβάρυνση της αναθέτουσας αρχής.

Παράλληλα, όσο αφορά τον τρόπο πληρωμής, με την έναρξη της σύμβασης ο ανάδοχος θα πρέπει να γνωστοποιήσει γραπτώς τον τραπεζικό λογαριασμό στον οποίο επιθυμεί να καταβάλλονται οι πληρωμές της συμβατικής αξίας, συμπληρώνοντας σχετικό έντυπο που θα του δοθεί από την αναθέτουσα αρχή. Σε περίπτωση που υπάρχει ήδη δηλωμένος τραπεζικός λογαριασμός για σκοπούς καταβολής πληρωμών από το Δημόσιο, δεν θα πρέπει να δηλωθεί άλλος τραπεζικός λογαριασμός, εκτός εάν ο ανάδοχος επιθυμεί να καταβάλλονται από τούδε και στο εξής όλες οι πληρωμές του Δημοσίου σε άλλο τραπεζικό λογαριασμό. Η αναθέτουσα αρχή σημειώνεται ότι  διατηρεί το δικαίωμα να αντιτεθεί στην επιλογή του Αναδόχου αναφορικά με τον τραπεζικό λογαριασμό. 

Η πληρωμή θα γίνεται σε ευρώ, ανά μήνα ως εξής:

• (α)  Το ποσό που θα πληρωθεί τους πρώτους μήνες θα υπολογιστεί με βάση τις Τιμές Μονάδας , τον αριθμό δωματίων/ατόμων που χρησιμοποιήθηκαν/φιλοξενήθηκαν τελικά και τον αριθμό ημερών χρήσης τους.
• (β) Για την τελική δόση στο τέλος  του τελευταίου μήνα της σύμβασης: Θα υπολογιστεί η συνολική αξία των υπηρεσιών που παραχωρήθηκαν καθ’ όλη τη διάρκεια της σύμβασης (συμπεριλαμβανομένης και τυχόν παράτασής) με βάση τις Τιμές Μονάδας (Αξία 1). Εάν η  Αξία 1  είναι ίση ή υπερβαίνει το συνολικό εγγυημένο ποσό  τότε θα καταβληθεί στον ανάδοχο η  αξία των υπηρεσιών που παραχωρήθηκαν καθ όλη τη διάρκεια του τελευταίου μήνα με βάση τις τιμές μονάδας του άρθρου 8.  Εάν η Αξία 1  είναι μικρότερη του συνολικού εγγυημένου ποσού, τότε θα καταβληθεί στον Ανάδοχο η διαφορά του συνολικού εγγυημένου ποσού  με το άθροισμα των ενδιάμεσων δόσεων που έχουν πληρωθεί στον ανάδοχο σύμφωνα με το (α) πιο πάνω. 

Η πληρωμή, τονίζει το Υφυπουργείο Τουρισμού, θα γίνεται κάθε μήνα με την προϋπόθεση ότι η αναθέτουσα αρχή θα παραλάβει τις  υπηρεσίες που παρασχέθηκαν κατά το συγκεκριμένο μήνα και εφόσον προσκομιστούν από τον Ανάδοχο τα σχετικά τιμολόγια και λοιπά συνοδευτικά έγγραφα πληρωμής.

Περισσότερες πληροφορίες για τον διαγωνισμό μπορείτε να βρείτε στα έγγραφα του (ΜΕΡΟΣ Α' και ΜΕΡΟΣ Β')

Την αίτηση για υποβολή προσφοράς μπορείτε να βρείτε ΕΔΩ.